Es el conjunto de comunicaciones y documentos que se utilizan en servicios del estado y organizaciones auxiliares. Por competer a la administración del estado deben ser mensurados en su contenido y claros en materias que tratan.
Existen formulas legales que se refieren a tratamiento especial otorgado al funcionario a quien se dirige la comunicación.
La correspondencia oficial tiene una oposición reglamentada por la autoridad superior del país.
Se clasifican en tres grupos:
A. Comunicación Oficial
- Oficio
- Circular
- Memorándum
B. Documentos Oficiales
- Certificado
- Resolución
- Decreto
C. Documentos Notariales
- Declaración Jurada
- Poder
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OFICIO
Es la comunicación más importante, tanto por su utilización como por las materias que trata.
Su objetivo es impartir normas o dar informaciones de relevancia. Sirve para establecer relaciones entre jefes de servicio, sección o departamento.
Existen tres tipos: ordinario, reservado, secreto.
La estructura del oficio es la siguiente:
-Membrete: indica el ministerio, repartición, servicio, departamento, etc.
-Clasificación y número de orden
-Antecedentes
-Materias: síntesis del contenido
-Lugar y fecha de emisión
-Preposición DE: autoridad que emite el documento
-Preposición A: autoridad a quien se dirige.
-Contenido: estructurado en párrafos enumerados que corresponde a cada idea que redacta.
-Frase de saludo o despedida: saluda a usted/ saluda atentamente
-Inclusos o adjuntos: detalla los datos que acompañan
-Pie de firma: un nombre y dos apellidos, profesión, especialidad, o categoría del firmante, cargo que desempeña y timbre
-Distribución: indica la destinación del original y de cada una de las copias.
Gobierno de Chile
Dirección Provincial de Educación
Oficio: ORD N° 1030
ANT: Oficio N° 1020, del día 05 de octubre de 2011
MAT: Postergación termino de clases 4° medios
Curicó, Octubre 25 de 2011
DE: Carlos Azocar Cabello
Jefe del Departamento Provincial de Curicó
A: Luis Flores Flores
Director Colegio Politécnico San José
En respuesta al oficio citado en los antecedentes, a través del cual se expone la preocupación por el término del año escolar de los 4° medios 2011, debido al actual conflicto estudiantil, hemos decidido como departamento provincial de Curicó lo Siguiente:
- Se modificará la fecha de la prueba de selección universitaria (PSU), que anteriormente estaba fijada para los días 3 y 4 de diciembre, ahora se realizará los días 11 y 12 de diciembre
- Lo anterior retrasará el término del año escolar de los 4° medios para el día 25 de noviembre.
- Con esta medida se espera lograr una mejor preparación de los estudiantes, que han visto sus clases interrumpidas por paros y movilizaciones.
- Con esta medida se pretende habilitar los colegios en los que se rinde
- Como consecuencia de esto el reconocimiento de las salas se realizará el día 10 de diciembre.
- Entrego esta información y solicito a Ud. Difundirla al alumnado
Saluda atentamente a Ud.
Carlos Azocar Cabello
Profesor
Educación General Básica
Jefe Dpto. Provincial De Curicó
CAC/lmn
Distribución
- Sr. Director Colegio Politécnico San José
- Sr. Director Departamento Provincial De Educación
- Sr. Director Colegio Politécnico Curicó
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CIRCULAR
Documento oficial de uso frecuente en la administración pública. Su redacción es similar al oficio. Se diferencia del oficio por cuanto es dirigido a varios destinatarios.
Se redacta en párrafos cortos, claros y precisos.
Su estructura es la siguiente:
-Membrete
-Titulo y número de orden
-Lugar y fecha de emisión
-Rubro alusivo a la materia
-Texto, se escribe en párrafos enumerados
-Frase de saludo
-Nombre, cargo y firma de la autoridad emisora
-Iniciales de responsabilidad
-Destinatarios 
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CERTIFICADO
Sirve como prueba de hechos o actividades que le consta a un funcionario público. Tiene importancia desde el punto de vista legal. Lo debe emitir siempre una autoridad para que tenga validez.
Su estructura es la siguiente:
-membrete
-iniciales de responsabilidad
-CERTIFICADO y número de orden.
-texto: debe contener autoridad que suscribe, nombre del peticionario, hecho que se atestigua y destinación del documento.
-lugar y fecha de emisión
-nombre, cargo, firma y timbre.
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